Hur bokför man Stripe i Fortnox?
Det är fredag och du ska stämma av veckan. På bankkontot ligger en insättning från Stripe på 9 704 kr. I Stripe ser du att du sålt för 10 000 kr. Vad ska egentligen bokföras, och var tog de 296 kronorna vägen?
Det här är en av de vanligaste frågorna vi får från företag som börjar ta betalt med Stripe. Svaret är inte svårt, men det kräver att du slutar se utbetalningen som "försäljningen".
Kort svar
Många delar upp Stripe i tre separata händelser:
- Kunden betalar. Försäljningen bokförs (tillsammans med eventuell aktuell moms), motkonto är fordran på Stripe.
- Stripe drar en avgift. Avgiften bokas som en egen kostnad.
- Stripe betalar ut. Fordran på Stripe flyttas över till bankkontot.
Med den uppdelningen går bankbeloppet alltid att förklara, och försäljningen blir inte för låg.
Varför Stripe inte fungerar som en vanlig inbetalning
När en kund betalar en faktura direkt till ditt bankkonto är det enkelt: pengarna kommer in och fakturan är betald. Stripe lägger sig emellan. Pengarna stannar hos Stripe en tid, blandas ihop med andra betalningar och betalas sedan ut som en klumpsumma, efter att avgifter och eventuella returer dragits av.
Det betyder att en insättning på banken kan motsvara tio, femtio eller hundra kundbetalningar. Bokför du bara insättningen tappar du kopplingen till vad som faktiskt såldes, till vem och med vilken moms.
Därför brukar Stripe hanteras som ett slags mellankonto, en fordran. Du har pengar att få från Stripe tills de faktiskt landar på banken.
Förenklat exempel
Steg 1: kunden betalar
En kund köper något för 1 000 kr inklusive 25 % moms:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1945 Fordran Stripe | 1 000 | |
| 3001 Försäljning 25 % | 800 | |
| 2611 Utgående moms 25 % | 200 |
Försäljningen och momsen syns direkt, även om pengarna fortfarande ligger hos Stripe.
Steg 2: Stripe betalar ut
Några dagar senare betalar Stripe ut 975 kr. Mellanskillnaden på 25 kr är Stripes avgift:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 975 | |
| 6571 Stripe-avgifter | 25 | |
| 1945 Fordran Stripe | 1 000 |
Nu är fordran på Stripe reglerad, bankkontot i bokföringen stämmer med kontoutdraget och avgiften redovisas som en kostnad.
I Fortnox går försäljningen ofta via en kundfaktura först, men principen är densamma. Stripe-avgifter har dessutom en momsdetalj som många missar (ej hanterad i exemplet ovan). Den behandlar vi i Bokföra Stripe-avgifter och omvänd moms.
Bara ett exempel
Kontona ovan är vanliga exempel, inte en rekommendation för just ditt bolag. Kontoval, moms och tidpunkt beror på din verksamhet och redovisningsmetod. Stäm av med revisor eller redovisningskonsult.
Tre saker som ofta blir fel
Bara bankbeloppet bokas
Det är lockande att bokföra 975 kr som försäljning och gå vidare. Men då blir intäkten för låg, momsen blir fel och Stripe-avgiften försvinner helt ur bokföringen.
Betaldatum och utbetalningsdatum blandas ihop
En kund som betalar den 30 juni kan hamna i en utbetalning den 3 juli. Om allt bokas på bankdatumet hamnar försäljningen i fel månad, vilket märks först vid moms eller bokslut.
Returer glöms bort
En refund dras ofta från en senare utbetalning, inte från den där köpet ingick. Om returen inte bokas separat blir nästa utbetalning plötsligt "för låg", utan att någon förstår varför.
När räcker det att göra det för hand?
Har du ett tiotal Stripe-betalningar i månaden, inga returer och bara svenska kronor är manuell bokföring ofta helt rimligt. Det tar några minuter per utbetalning.
Det börjar skava när volymen växer, när du säljer i flera valutor eller när returerna blir fler. Då blir den manuella avstämningen snabbt det mest tidskrävande momentet i hela bokföringen.
Vill du sätta upp det själv? Guiden Stripe bokföring i Fortnox går igenom konton, testläge och uppföljning steg för steg.
Vanliga frågor
Slippa göra det för hand?
Stripe bokföring i Fortnox bokar betalningar, avgifter, returer och utbetalningar åt dig, med de konton du själv väljer. Du börjar i testläge och ser exakt vad som skulle bokas innan något hamnar i Fortnox på riktigt.