Bokföra Stripe-återbetalning (refund) i Fortnox och Bokio
En kund köpte i maj. I juni ångrade de sig och fick pengarna tillbaka via Stripe. Nu är juniutbetalningen 500 kr lägre än förväntat, och majförsäljningen ser fortfarande ut som om ingenting hänt.
Returer är en av de vanligaste orsakerna till att Stripe-bokföringen slutar gå ihop. Det beror sällan på att returen i sig är svår. Problemet är att den dyker upp på ett annat ställe och vid en annan tidpunkt än köpet.
Kort svar
En refund brukar hanteras som en spegling av det ursprungliga köpet, ofta med en kreditfaktura. För att allt ska gå ihop behöver returen kopplas till två saker:
- den ursprungliga betalningen eller fakturan, så att försäljning och moms minskar
- den utbetalning där returen dras, så att avstämningen mot banken stämmer
Varför returer ställer till det
När en kund får pengarna tillbaka tar Stripe dem från ditt saldo. Oftast dras beloppet från nästa utbetalning. Det betyder att:
- returen syns i en annan utbetalning än köpet
- returen kan hamna i en annan månad än köpet
- utbetalningen blir lägre, utan att det syns varför på bankkontot
Om du bara tittar på banken ser det ut som om Stripe betalat ut för lite. Om du bara tittar på fakturorna ser det ut som om kunden fortfarande har betalat.
Förenklat exempel
Kunden får tillbaka 500 kr inklusive 25 % moms:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 3001 Försäljning 25 % | 400 | |
| 2611 Utgående moms 25 % | 100 | |
| 1945 Fordran Stripe | 500 |
Försäljningen och momsen minskar, precis som de ökade vid köpet. Fordran på Stripe minskar också, och därför blir nästa utbetalning 500 kr lägre. Då går avstämningen ihop.
Bara ett exempel
Om en refund ska bokas via kreditfaktura, och vilket datum som gäller, beror bland annat på om ni använder fakturametoden eller kontantmetoden. Stäm av med revisor eller redovisningskonsult.
Vanliga misstag
Bara bankbeloppet bokas
Returen syns aldrig som en retur. Försäljning och moms blir för höga, och utbetalningen ser ut att innehålla en okänd differens.
Returen kopplas inte till originalet
Fakturan står kvar som betald trots att pengarna gått tillbaka. Det märks ofta först när kunden hör av sig, eller vid bokslutet.
Returen bokas två gånger
Först som en kreditfaktura, sedan igen som en "differens" när utbetalningen inte stämmer. Resultatet blir att försäljningen minskar dubbelt.
Disputes behandlas som vanliga returer
En dispute, när kunden bestrider köpet via sin bank, ser ut som en retur men har ofta en extra avgift och kan återföras om du vinner. Det är värt att hålla isär dem.
Fler specialfall finns i Specifika situationer för Stripe i Fortnox.
Vanliga frågor
Slipp jaga refunds
Integrati kopplar varje Stripe-refund både till ursprungsbetalningen och till den utbetalning där den dras, i Fortnox och Bokio. I Bokio kan en kreditfaktura skapas automatiskt när originalfakturan finns.